Privacy informatie
CJG De Bilt respecteert jouw privacy. Wanneer je contact met ons opneemt of een jeugdhulpaanvraag doet, verwerken wij persoonsgegevens. Je moet er vanuit kunnen gaan dat wij zorgvuldig om gaan met jouw* persoonsgegevens en privacy.
Wat zijn persoonsgegevens
Onder persoonsgegevens staan wij alle informatie die over jou als privépersoon gaat en die tot jou is te herleiden.
Zorgvuldigheid, behoorlijkheid, juistheid
Persoonsgegevens vragen wij op uit authentieke bronnen of bij jouzelf. Waar mogelijk vragen we gegevens op uit de BRP (basisregistratie persoonsgegevens). Daardoor is de kans op fouten bij de registratie klein.
Rechtmatigheid
Onze informatiesystemen zijn of worden zo ingericht dat alleen persoonsgegevens worden verzameld voor een omschreven doel. In de meeste gevallen verwerken wij persoonsgegevens om onze wettelijke taken uit te voeren. Soms verwerken wij persoonsgegevens enkel omdat jij daarvoor toestemming hebt gegeven. Bij de aanvraag van ondersteuning of jeugdhulp is het nodig om ook gevoelige gegevens zoals het Burgerservicenummer vast te leggen.
Wij verwerken alleen die persoonsgegevens van jou die nodig zijn om onze taken te kunnen uitvoeren.
Bewaartermijn
Als bewaartermijnen bekend zijn, staan deze opgenomen in ons register van verwerkingsactiviteiten.
Integriteit en vertrouwelijkheid
Onze medewerkers hebben een geheimhoudingsplicht over jouw persoonsgegevens.
Als wij met collega’s moeten overleggen over jouw zaak en er staan gevoelige persoonsgegevens over je in het dossier, dan delen wij die gegevens alleen als dat noodzakelijk is.
Persoonsgegevens delen
Als wij persoonsgegevens moeten uitwisselen met (keten)partners, zoals bijvoorbeeld zorginstellingen of het onderwijs, dan zullen wij jou hier eerst toestemming voor vragen.
Het CJG en het Sociaal Team werken in hetzelfde cliëntregistratiesysteem. Jouw persoonsgegevens worden echter alleen gedeeld na toestemming van jou. Het Sociaal Team heeft zonder jouw toestemming dus geen inzage in jouw dossier bij het CJG, en vice versa.
Register van verwerkingsactiviteiten
Onze verwerkingsactiviteiten zijn opgenomen in het Register van verwerkingsactiviteiten van gemeente De Bilt: https://www.debilt.nl/fileadmin/bestanden/Bestuur_en_organisatie/Privacy/Verwerkingenregister_Gemeente_De_Bilt.pdf Dit register geeft een overzicht van alle soorten verwerkingen voor de uitvoering van onze taken. Dit register is openbaar.
Datalekken
Als er een datalek is, treedt direct ons datalekprotocol in werking. Wij stellen je op de hoogte bij een ernstig datalek waarbij jouw persoonsgegevens zijn betrokken. Wij doen er alles aan om de gevolgen van een datalek te beperken en herhaling te voorkomen.
Bewustwording medewerkers
Wij werken aan de bewustwording van privacygevoeligheid van onze medewerkers door dit regelmatig onder de aandacht te brengen en met richtlijnen en instructies. Hierin vallen wij onder de verantwoordelijkheid van gemeente De Bilt. De gemeente heeft privacyjuristen en een functionaris gegevensbescherming (FG) in dienst.
Privacyrechten
Je hebt ook rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens. Zo heb je bijvoorbeeld het recht om te weten welke persoonsgegevens wij van jou bewaren en waarvoor, maar ook het recht op inzage en wijziging van deze gegevens. Hieronder staan jouw rechten genoemd en hoe je deze rechten kunt uitoefenen. De hieronder genoemde rechten kun je uitoefenen voor jouw eigen persoonsgegevens of de persoonsgegevens van jouw kind tot 16 jaar. Voor de uitwisseling van gegevens over minderjarigen is toestemming nodig van:
• ouders, als het kind jonger is dan 12 jaar;
• ouders en kind, als het kind tussen 12 en 16 jaar is;
• het kind, als het ouder is dan 16 jaar.
Recht op informatie
Je hebt het recht om geïnformeerd te worden over de wijze waarop wij jouw persoonsgegevens verwerken. Deze informatie heb je hierboven kunnen lezen. Daarnaast heb je recht op specifieke informatie over de verwerking van jouw persoonsgegevens. Deze informatie wordt aan jou gegeven als jouw persoonsgegevens worden vastgelegd.
Recht op inzage
Je hebt recht op inzage in welke persoonsgegevens wij van jou verwerken. Wanneer je hier een verzoek toe doet, geven wij een overzicht van jouw persoonsgegevens met informatie wat we daarmee doen en waarom. Als je wilt kun je een kopie krijgen van jouw persoonsgegevens. Mocht het document te omvangrijk zijn, dan kunnen wij ervoor kiezen je inzage te geven op het CJG.
In sommige gevallen is er in jouw dossier ook informatie over andere personen te vinden; bijvoorbeeld over vader/moeder/broers/zussen. Mocht dit het geval zijn, weegt de toestemming van de betreffende persoon zwaarder dan jouw recht op inzage. Dit kan bijvoorbeeld inhouden dat moeder geen inzage heeft in gespreksverslagen die met vader zijn gevoerd, ook al gingen deze gesprekken over hun gezamenlijke kind(eren).
Recht op wijziging, verwijdering, beperking, overdracht en bezwaar
Wijzigen persoonsgegevens
Op jouw verzoek kunnen wij jouw persoonsgegevens wijzigen als deze niet (meer) kloppen, of aanvullen als ze niet compleet zijn.
Verwijderen en wissen van persoonsgegevens
Wij kunnen onder bepaalde omstandigheden, op jouw verzoek, jouw gegevens verwijderen. Bijvoorbeeld als de persoonsgegevens niet meer nodig zijn en de bewaartermijn nog niet is verstreken. In het verlengde daarvan ligt het recht om vergeten te worden (het wissen van jouw persoonsgegevens uit onze systemen).
Eigen verklaring of standpunt
Als wijziging, aanvulling of verwijdering van jouw gegevens niet mogelijk of gewenst is, dan kunt je jouw eigen standpunt of verklaring in jouw dossier laten opnemen.
Beperking van de verwerking
Je kunt verzoeken om de verwerking van jouw persoonsgegevens te beperken, dat wil zeggen tijdelijk het gebruik ervan te laten stilleggen. Dit kan nodig zijn als je tijd nodig hebt om de persoonsgegevens te controleren, of omdat er een geschil loopt over de rechtmatigheid van de verwerking.
Overdracht van gegevens
Als je de gegevens die wij van jou verwerken wilt overdragen aan een andere organisatie voor (her)gebruik, dan kunnen wij jouw gegevens aan jou verstrekken. Het gaat hierbij om gegevens die digitaal beschikbaar zijn en die wij óf met jouw toestemming verwerken óf die wij op grond van een overeenkomst met jou verwerken.
Bezwaar tegen de verwerking
Je kunt in bepaalde gevallen bezwaar maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens en ons verzoeken de verwerking te staken.
Gebruik maken van uw rechten
Mocht je gebruik willen van maken jouw rechten, kun je hiervoor een verzoek indienen bij het CJG.
Beoordeling van jouw verzoek
De genoemde rechten zijn geen absolute rechten. Sommige rechten zijn afhankelijk gesteld van omstandigheden of van het belang van de verwerking van de persoonsgegevens. Ook kan de uitoefening van jouw rechten in strijd komen met rechten en vrijheden van anderen. Daar moeten wij rekening mee houden.
Beslistermijn en rechtsbescherming
De beslistermijn op jouw verzoek is een maand. Voor complexe verzoeken kan de beslistermijn tot drie maanden worden verlengd.
*Overal waar je/jij/jouw staat, kun je ook jouw kind (tot 16 jaar) lezen.